Com 2 novas ações programadas, voltamos ao Tivoli em Maio e em Novembro, por fecharem um novo evento na nossa data de Novembro, ganhamos um upgrade de sala para nosso Pré Meeting. Agora com mais histórias, o que conseguimos aprender neste HT?

 

Ação em Maio e Novembro de 2018

Mesmo Hotel, diferentes pessoas.

Em 2017, fizemos um Pré meeting no Tivoli e locamos a sala Itaim, no subsolo com acesso pelo bar do térreo. Renovamos para 2018 a mesma sala, mas tratamos a ação com pessoas diferentes que jã não mais estavam no Hotel. Havia o histórico de nossa passagem por lá e nenhuma condição especial foi comentada ou oferecida nesta negociação dos Pré Meetings 2018.

Negociando

Tendo já uma base de valores históricos, inclusive no HT, não foi difícil aprovar a proposta do Tivoli Mofarrej, havíamos nos preparado para isso no estudo de budget anual de nossas ações, ou seja, sem surpresas. Tendo tudo revisado e aprovado, o 1o Pré meeting foi normal. Entenda, foi o que deveria ter sido dentro dos padrões e expectativas da CN e do Cliente. Não houve problemas nem acidentes.

Após nosso Pré Meeting, nosso cliente quis cancelar a ação de Novembro no HT, por querer um outro HT, por onde passou e gostou. O Tivoli não aceitou  e o cliente não gostou. Fomos em frente!

Um mês antes do 2o Pré Meeting, o Tivoli nos procurou. Haviam vendido outro evento maior e precisavam da nossa sala Itaim!! Deveríamos não aceitar em troca?

Deus no controle

Eventos são stress e calma é algo que você precisa aprender a gerenciar. Lá vamos nós para uma VT, agora na sala Bela Vista. Maior, mais alta, mais luz, mais espaço, acesso exclusivo pelos elevadores do térreo ao 1o andar, banheiros dentro da sala e … sem acréscimos, afinal quem locou nossa mesma sala foram eles e precisariam oferecer algo bom ou melhor em troca.

Coincidência ou  não, parte de nossa pauta seria um novo produto chamado Bellavista. Quer mais? Apesar de, a princípio, não ficarmos entusiasmados, foi bem mais agradável fazer nossa ação ali.

Novamente, tudo ocorreu como o roteiro, desde a montagem iniciando ás 5h30 até o término do evento às 17h15 e desmontagem por volta das 19h, pois, já havia outro evento para ás 20h.

• Recepção – 10
• Coffees Breaks – 10
• Almoço no Bistrô – 10
• Banheiros – 10
• Ante sala para malas – 10
• Equipamento Áudio visual da sala – 10
• Limpeza – 10
• Alimentação – 10
• Estacionamento e manobristas – 10
• Equipe Comercial – 10
• Equipe pessoal dentro da sala  – 10

Nota: 9

Infelizmente, algo não foi legal. Então, preste atenção:

Grande parte dos hotéis tem negociações com empresas de equipamentos de áudio-visual que tem bases operacionais no próprio hotel e que dependendo do porte de sua ação, você pode usar. Não é nosso protocolo. No nosso caso e por uma questão de confidencialidade, temos nossos próprios equipamentos, mas nesta sala, tudo já é incluso, o que facilitaria nossa montagem. Então nem falamos com a empresa selecionada parceira do Tivoli, uma vez que precisaríamos apenas ligar os equipamentos e é obvio que o Tivoli faria isso.

Na noite anterior a montagem, todavia, recebi uma ligação de alguém que não vou identificar aqui, “sugerindo fortemente” que contratássemos um técnico de áudio-visual para nossa sala – o que para mim, sugestão completamente fora de propósito e tempo – pois, haveria outro grande evento no Hotel na mesma data e que se houvesse algum problema no meu evento, talvez não haveria pessoal disponível.

Oi? Isso é coisa que algum departamento comercial diria?!!!

Expliquei que minha ação é pequena e que todas as providências para a ação já haviam terminado e nenhuma alteração seria feita, há algumas horas antes da montagem, o que inclusive, necessitaria de mais verba e por isso, ciência do Cliente. Agradeci e desliguei.

Conseguiram piorar o quadro!

Eis que chega na minha caixa postal, um e-mail, que formalizaria a minha não contratação e que, eventuais problemas, dependeriam de disponibilidade destas pessoas. Atenciosamente, …

Além de erros gramaticais no e-mail, a falta de conhecimento comercial foi atestada por parte desta empresa (que já não fazia parte do hall da fama para a Coisa Nova), por uma simples questão. Nunca a contratamos, para esta ação. Se o hotel o fez, considero mero protocolo operacional-comercial, cujo acordo é entre o Tivoli e a tal empresa. Nós, clientes não temos nada há ver com isso.

Não respondi ao e-mail. Deveria?