Depois da pandemia, um pouco de calmaria
Data: 11 Novembro, 2022.
Havíamos, no passado, cotado esse hotel para realizar eventos, mas o orçamento “não cabia” no bolso do cliente e fomos para outras opções. Desta vez, mesmo sendo o mais caro de nossa tomada de orçamentos, por imposição do cliente, aprovamos a cotação. Vale dizer que a proposta, cabe sim, no bolso de qualquer cliente, mas como você que nos acompanha, já sabe que precisamos levar em consideração várias outras coisas estratégicas para validar custos, administrando a verba junto ao cliente e mostrando opções, prós e contras dos hotéis ou qualquer outro fornecedor que estará junto a você, na realização do seu evento.
Pano de Fundo
Nossa ação foi um Day use. Manhã com reunião e tarde livre. Refeições inclusas na chegada e saída, almoço e bebidas, espaços reservados estavam na nossa proposta. Sofremos na definição sobre as bebidas e faço um comentário abaixo do que aprendemos. Reservamos a sala Bologna, Casa Vecchia, Campo de Futebol, Quadra de vôlei, Caminhada e mantivemos um karaokê na Casa Vecchia.
Custo X Valor
Na nossa VT (Visita Técnica) não andamos por todo espaço do hotel, pois, estávamos numa linha de ficar dentro da verba e assim, no final quando houve a mudança, ampliando o uso de dinheiro, ampliamos a ação.
Com isso pudemos ampliar os espaços de nossas atividades e o pessoal de eventos nos ajudou e permitiram alguns mimos, pois, também estávamos numa data legal para nós e para o hotel, assim, alguns espaços foram utilizados mesmo fora de nosso contrato formal. E isso fez com que a avaliação dos colaboradores sobre o Vyaire Day, fosse um sucesso.
Nosso Escopo
A gestão de toda ação, coordenação e suporte desde a seleção até a saída do pessoal de volta pra casa!
Seleção do Hotel, espaços, alimentação, cardápios, recreação e atividades, equipamentos de sala, translados, cronograma, instalações, uniformes personalizados.
Mas foi no pacote de bebidas que empacamos entre as ofertas dos pacotes versus por consumo solicitado. É uma tarefa difícil quando você quer agradar a todos mas precisa atender uma demanda financeira e avaliar a oferta do hotel, neste quesito. Consideramos que apesar dos pacotes serem bons e precisávamos definir se liberaríamos bebidas alcoólicas, que a melhor opção foi não ter alcoólicos, pois, estávamos em “dia de trabalho” fora do escritório e assim somos responsáveis por acidentes e deixamos livre a solicitação de bebidas no período pós almoço, durante todas as atividades independentemente de onde nossos colaboradores estivessem. Acertamos! Usamos menos dinheiro do que o pacote ofertado e o que foi solicitado por todos, foi atendido. Assim todos ficaram felizes.
Tenha um!
Um Megafone, me ajudou muito nesse hotel amplo onde eu precisava em alguns momentos fazer a chamada do pessoal para cumprirem horários e estarem em alguns locais. O Hotel permitiu o uso com cautelas, principalmente perto dos quartos, mas como o Hotel estava relativamente vazio, foi fácil.
Até na sala de reunião ele fez sucesso e divertiu muito o pessoal. Ele já esta escalado para a próxima edição. Até brincaram que não iriam usar os microfones!
